Maintenant que pratiquement tous les documents utilisés dans le cadre des activités de l’entreprise sont numérisés, ils sont plus faciles à traiter et à classer. D’ailleurs, il existe aujourd’hui des logiciels spécifiques de gestion électronique de documents (GED) et d’autres conçus pour mettre en place un système d’archivage électronique (SAE).
La gestion électronique de documents pour une gestion commune de l’information
De nombreuses données sont échangées au sein de l’entreprise, entre les différents services ou encore avec les interlocuteurs extérieurs. Certaines doivent être partagées pour être utilisées ou traitées par plusieurs personnes. La gestion électronique des documents permet d’assurer la disponibilité et la sécurisation de ces informations.
Autrement dit, la GED optimise la collaborativité en permettant une gestion commune des documents et de l’information, notamment avec l’aide de logiciels dédiés. La conception et l’application de workflows spécifiques suivant le type et l’utilisation des documents sont également possibles.
À noter que plusieurs exemplaires d’un même document peuvent être créés et utilisés simultanément par différentes personnes. Bien entendu, toute intervention sur le document sera enregistrée pour en garder une trace. Et le document final qui sera archivé comprendra chaque modification apportée à la version originale et validée.
Le système d’archivage électronique et ses avantages
Outre la gestion simplifiée, la numérisation des informations et de données permet également de faciliter leur archivage. Le SAE offre la possibilité de procéder automatiquement à un archivage numérique des nombreux documents nécessaires à l’entreprise, quels que soient leur format ou leur taille et leur contenu.
Ses fonctions ne se limitent pas à effectuer le stockage de ces derniers. Il offre également la possibilité de procéder à une gestion personnalisée de chaque type de document, sur la base de critères bien définis comme le niveau de confidentialité ou la durée de conservation. Dans certains cas, cette dernière peut être fixée par la loi.
Bien entendu, les documents archivés peuvent toujours être consultés si besoin est, et seront faciles à retrouver avec le système de classement hiérarchisé. Toutefois, ils ne pourront plus faire l’objet de nouvelles modifications.
Des outils polyvalents et personnalisables
Les logiciels pour la GED et le SAE sont conçus pour répondre à tous les besoins des utilisateurs. La majorité propose d’ailleurs la possibilité de personnaliser les différentes fonctionnalités comme la conversion des documents dans des formats standardisés ou spécifiques, la restriction d’accès pour les données sensibles ou, comme cité précédemment, le délai de conservation. Le choix des outils se fera de ce fait en fonction des besoins et des exigences des métiers de chaque entreprise.